PROCEDURA EPL-12.24- ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE I PODEJMOWNIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

Celem niniejszej procedury jest określenie trybu przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w EDAG Engineering Polska Sp. z o.o., zwanej dalej EDAG PL oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.

Procedura obowiązuje cały Personel EDAG PL, niezależnie od zajmowanego stanowiska / pełnionej funkcji, rodzaju umowy i miejsca wykonywania pracy / świadczenia usług.

I. DEFINICJE

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in.
1. pracownika;
2. pracownika tymczasowego;
3. osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorcę;
5. prokurenta;
6. akcjonariusza lub wspólnika;
7. stażystę;
8. wolontariusza;
9. praktykanta.
Komisji ds. Etyki, zwanej dalej „Komisją” – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z co najmniej 4 bezstronnych członków (1 osoba z każdego oddziału Spółki) wybieranych przez Zarząd Spółki na podstawie rekomendacji Reprezentacji Załogi i pozytywnej oceny Kierownika Oddziału, do zadań których należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;
działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w EDAG PL, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w EDAG PL, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Zgłoszenie zewnętrzne może być ustną lub pisemną (w tym w formie elektronicznej) informacją o naruszeniu prawa przekazaną danemu organowi publicznemu albo Rzecznikowi Praw Obywatelskich.
Organami publicznymi właściwymi do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych są naczelne i centralne organy administracji rządowej, m.in. Prezes Rady Ministrów, Rada Ministrów, poszczególni ministrowie, Inspekcja Ochrony Środowiska, Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Najwyższa Izba Kontroli, Policja, Straż Graniczna, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Państwowa Straż Pożarna, Urząd Dozoru Technicznego, Komisja Papierów Wartościowych i Giełd, Urząd Regulacji Energetyki, Urząd Zamówień Publicznych, terenowe organy administracji rządowej oraz inne organy państwowe, a także wójtowie, burmistrzowie, prezydenci, starostowie, marszałkowie oraz regionalne izby obrachunkowe.
W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej EDAG PL, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Każdemu, kto rozważa dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, zapewnia się w razie potrzeby pomoc psychologiczną lub prawną, udzieloną na wniosek takiej osoby, w terminie 3 dni od złożenia wniosku. Świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia.

III. PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA

Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
12. ochrony konsumentów,
13. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
16. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w wyliczeniu.
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących w EDAG PL regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.

IV. TRYB DOKONYWANIA ZGŁOSZENIA

Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
1. elektronicznie – za pośrednictwem adresu e-mail: zgloszenienaruszenia[at]edag.com
2. pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą zewnętrzną opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, adresowanej na siedzibę Spółki, tj. EDAG Engineering Polska Sp. z o.o. ul. Zygmunta Słomińskiego 4, 00-204 Warszawa;
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej 2 członków Komisji, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania członek Komisji sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.
W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
1. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2. adres do kontaktu sygnalisty;
3. możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
4. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
5. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Komisja przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

V. TRYB ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ

Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego członka Komisji, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Komisji kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
Dostęp do elektronicznej skrzynki do zgłaszania naruszeń mają wszyscy członkowie Komisji, natomiast weryfikacji zgłoszenia w sposób opisany w rozdziale 5 pkt 1 dokonuje członek Komisji z oddziału Spółki, z którego zgłoszenie wpłynęło. To samo dotyczy nadzoru nad przeprowadzeniem działań następczych, przygotowania protokołu/raportu i uzupełniania Rejestru Zgłoszeń, itp.
Zgłoszenia pisemne będą przekazywane członkowi Komisji z siedziby Spółki w Warszawie. W razie jego nieobecności zgłoszenie zostanie niezwłocznie przesłane pocztą kurierską odpowiednio w kolejności do Oddziału w Poznaniu, Lublinie lub w Krakowie w zależności od tego, który z członków Komisji będzie aktualnie przebywał w pracy.
Komisja może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w rozdziale 5 pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz EDAG PL celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
Komisja może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych EDAG PL lub do podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
Komisja przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Komisja nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

VI. DZIAŁANIA NASTĘPCZE

W przypadku, gdy:
1. naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej EDAG PL – Komisja podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
2. naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej EDAG PL – Komisja ds. etyki zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
3. zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z rozdziałem 5 pkt 9, nie zawierała informacji wskazanych w rozdziale 1 pkt 6, Komisja przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.
Komisja podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.

VII. OCHRONA SYGNALISTY

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
4. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
5. niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
6. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
7. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
8. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
9. przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
10. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
11. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
12. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
13. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
14. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
15. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
16. mobbing;
17. dyskryminacja;
18. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
19. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
20. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
21. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
22. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
23. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

VIII. REJESTR ZGŁOSZEŃ

Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez członka Komisji wyznaczonego w sposób określony w rozdziale 5, pkt 2 i 3.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera
1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.
Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zarząd Spółki.
Posiedzenia Komisji zwoływane są przez Przewodniczącego nie rzadziej niż raz w roku i każdorazowo w przypadku zgłoszenia naruszenia.
Z posiedzeń Komisji sporządzane są protokoły.
Z podjętych działań następczych sporządza się raport zawierający opis ustalonego stanu faktycznego wraz z jego oceną oraz rekomendacjami dotyczącymi dalszych działań następczych. Raport nie zawiera danych osobowych sygnalisty.
Komisja zatwierdza raport, a następnie przekazuje dokument Zarządowi, który rozstrzyga co do dalszych działań.
Komisja ds. etyki nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Zgromadzeniu Wspólników Spółki, tj. firmie EDAG Engineering GmbH, zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych. Informacja nie zawiera danych osobowych sygnalistów.
Dział HR informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz EDAG PL o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.
Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Dział HR przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w EDAG PL.

Wersja: wrzesień 2024